在企業導入數位工具的過程中，SharePoint是一個經常會被提到的名字。這是微軟旗下的一套企業內部入口網站與協作平台產品，許多企業會用它來建立內部文件庫、部門公告、流程協作等內部使用的網站環境。但也因為名稱裡帶有「網站」的概念，不少人會把SharePoint跟一般對外公開的公司官網或形象網站搞混，甚至誤以為兩者可以互相取代。這篇文章想把sharepoint網頁設計這個關鍵字背後的疑問說清楚：SharePoint到底是用來做什麼的、它跟一般對外的網站設計有什麼本質上的差異，以及企業在規劃網站需求時，該怎麼判斷自己需要的其實是哪一種系統。
SharePoint是什麼：微軟的企業內部協作平台
SharePoint是微軟推出的一套企業內部協作與文件管理平台，核心功能圍繞在讓企業內部員工能夠集中存放文件、共享資訊、協同編輯內容，並透過權限設定控制誰能看到哪些內容。企業常見的應用情境，包括建立部門專屬的內部入口頁面、集中管理各類規章文件與範本、建立跨部門專案的協作空間，讓團隊成員可以在同一個平台上共同編輯文件、追蹤進度。由於SharePoint與微軟其他辦公室應用程式整合度高，對於已經大量使用微軟辦公體系的企業來說，導入SharePoint作為內部資訊整合平台，通常能降低員工在不同系統之間切換的學習成本。
SharePoint跟一般對外公開網站的本質差異
這是理解sharepoint網頁設計這個關鍵字最關鍵的一點：SharePoint設計的初衷，是服務企業內部使用者，而不是對外的一般大眾訪客。這代表它預設的使用情境，是員工登入內部帳號之後，在受控管的環境裡存取資訊，而不是任何人都能透過網址自由瀏覽的公開頁面。相對地，企業對外的官網、形象網站或電商網站，目的是讓不特定的外部訪客，包括潛在客戶、合作夥伴，能夠自由瀏覽公司資訊、了解產品服務，甚至完成線上詢問或購買。這兩者在使用者身分、內容公開程度、以及網站設計考量的重點上，幾乎是完全不同的兩套邏輯：內部平台重視的是權限控管與協作效率，對外網站重視的則是訪客體驗、內容呈現與能不能被搜尋引擎找到。
為什麼SharePoint不適合直接拿來做對外官網
有些企業因為已經在內部使用SharePoint，會想乾脆用同一套系統延伸出對外的公司網站，但實務上這樣的做法會遇到不少限制。首先是搜尋引擎優化的彈性，對外官網要能被搜尋引擎有效收錄，需要在網址結構、頁面標籤、載入速度等細節上有相當的調整空間，而這些調整並不是SharePoint這類以內部協作為設計核心的平台所擅長的領域。其次是視覺呈現與品牌客製化的自由度，對外官網通常需要跟品牌識別高度一致的視覺設計，而內部協作平台的頁面樣板，多半以資訊呈現的實用性為優先，客製化彈性相對有限。因此，多數企業實務上的做法，是內部協作與對外官網分別使用不同的系統：內部用SharePoint這類平台處理文件協作與資訊整合，對外則透過WordPress等內容管理系統，建置真正以訪客體驗與搜尋能見度為核心考量的公開網站。
企業該怎麼判斷自己真正需要的是哪一種系統
面對「內部平台」與「對外網站」這兩種不同性質的需求，企業可以從幾個問題釐清方向：
- 這個網站的使用者，主要是內部員工，還是外部的一般大眾？如果答案是內部員工，重點應該放在協作效率與權限控管，而不是對外的視覺行銷。
- 這個網站需不需要被搜尋引擎找到？如果目的是讓潛在客戶透過搜尋找到公司，對外公開的SEO友善網站是必要的，這不是內部協作平台的強項。
- 內容更新的頻率與對象是誰？內部公告、規章文件適合放在協作平台；產品介紹、品牌故事、服務項目這類要說給外部人聽的內容，適合放在對外官網。
釐清這幾點之後，企業通常會發現，內部協作平台與對外官網並不是互相替代的關係，而是分別服務不同對象、解決不同問題的兩套系統，兩者同時存在、各司其職，才是比較務實的規劃方式。
實務上不少企業會走一條比較折衷的路線：內部維持既有的SharePoint環境處理文件協作與規章管理，對外則另外建置一個以WordPress等系統為基礎的官網，並在有需要的地方做輕度串接，例如把對外官網蒐集到的詢問表單資料，匯入內部系統供業務團隊後續追蹤。這種分工方式的好處，是內部與對外各自使用最適合自己使用情境的系統，不會因為想省事而勉強用一套系統同時應付兩種完全不同的需求，長期來看反而能降低系統彼此牽制、互相遷就所帶來的維護困擾。
常見問題
公司已經有SharePoint，還需要另外做官網嗎？需要。SharePoint服務的是企業內部使用者的協作需求，跟對外公開、給一般大眾瀏覽的官網，目的與使用情境完全不同。如果公司需要讓外部客戶認識品牌、了解產品服務，仍然需要一個獨立的對外官網。
SharePoint可以做SEO嗎？SharePoint的設計核心是內部協作而非對外能見度，在網址結構、頁面標籤等SEO相關細節上的調整彈性，通常不如專門為公開網站設計的內容管理系統。如果目標是提升搜尋引擎能見度，建議透過對外官網來經營，而不是仰賴內部協作平台。
導入SharePoint之後，內部文件管理跟對外網站可以整合在一起嗎？技術上兩者可以透過不同方式互相串接，例如把對外網站上某些需要更新的資訊，跟內部管理流程做連動，但這通常是額外的系統整合工作，不代表兩個系統本身可以直接合而為一，實務上多數企業仍會維持兩套系統分別運作。
不管企業內部使用的是SharePoint還是其他協作工具，對外的公司官網，都需要回到訪客體驗與搜尋能見度的角度重新規劃，才能真正發揮吸引客戶、建立品牌信任的作用。如果你不確定自己現有的對外網站，在使用者體驗或搜尋表現上還有哪些可以加強的地方，創昇SEO提供免費網站健檢服務，也提供全台免費到府解說，歡迎透過健檢先了解現況，再規劃下一步。